退職届の書き方【見本付き】コピペできるテンプレと封筒・提出方法を解説

退職届を書こうとして、どの用紙に何を書けばよいのか分からず止まっていませんか。

退職日を書くのか提出日を書くのか、手書きでないと失礼なのか。紙1枚のことなのに細かな正解が見えないと、不安でなかなか作成に踏み出せなくなりますよね。

そのまま放置すると、日付を誤記した書類を提出してしまい、再提出や手続きの遅れにつながります。

書式や筆記具を間違えて突き返されないかと不安になる方は多いですが、実際には内容を細かく確認されることなく、あっさり受理されるケースがほとんどです。

この記事では退職届の書き方・テンプレをまとめています。書類の選び方・横書きテンプレート・8項目の書き方・封筒の選び方・提出手順・受取拒否時の対応を整理します。

読み終えると、会社指定書式の有無を確認し、今日中に退職届を完成させて控えを保管する流れが分かります。

会社指定の書式が最優先です。指定がなければ、横書きテンプレートへ日付・所属・氏名・会社名などの必要項目を入れれば完成します。

退職届の書き方を始める前に、会社指定の書式を確認する

退職届を書き始める際に「うちの会社、退職届の書式に指定はあるのかな」と、手が止まりませんか。会社指定の書式があれば、そちらが優先されます。

まずポータルか就業規則で確認しましょう。指定がなければ、この記事のテンプレートをそのまま使えます。

確認する場所は3つあります。社内ポータルを設けていない会社も多いため、①が見当たらない場合は②か③へ進んでください。

書式を確認しても、退職意思を伝えたことにはなりません。「手続きの確認」として総務へ連絡するだけなので、数分あれば済みます。

指定書式が見つかった場合はコピーを1枚手元に保管しておくと、後の手続きで参照しやすくなります。

退職願・退職届・辞表の違い｜一般社員が使うのは退職届か退職願の2択

「退職願と退職届、自分が出すのはどっち？」と迷いますよね。退職日が確定していれば退職届、まだ上司と調整中なら退職願です。辞表は役員・管理職用なので一般社員は使いません。

辞表は取締役・役員・公務員が退職・辞職する際に使う書類です。一般社員は使いません。

退職日がまだ決まっていない場合は、退職届より先に口頭か退職願で上司へ相談します。退職届は退職日が確定してから作る書類です。

退職願は合意前であれば撤回できる場合がありますが、退職届は意思確定の通知です。提出すると取り消すことは難しくなるため、日付・氏名・会社名をよく確認してから渡しましょう。

退職届の提出は「取り消せない意思表示」になります。退職日が確定してから作成するのが安全です。

コピペ用の退職届テンプレート【横書き・縦書き】

「パソコンで作るべきか手書きにするか」と迷いますよね。結論はどちらでも問題ありません。法律上、書式の指定はなく、会社指定がなければ読みやすく作れる方法を選んでください。

日付と固有名詞を置き換えるだけで完成するため、PC横書きが最も手軽です。

PCで作る横書きテンプレート

スマートフォンからそのままコピーできます。[　]の箇所を自分の情報に書き換えてください。

退職届

私儀、このたび一身上の都合により、
[退職日]をもちまして退職いたします。

[提出日]

[会社名]
代表取締役 [代表者名] 殿

[所属]
[氏名] ㊞

[退職日]と[提出日]は異なる日付です。退職日は雇用契約が終わる日、提出日は書面を手渡す日を指します。郵送の場合は投函日を提出日として記載するのが一般的です。

日付の表記は和暦・西暦どちらでも問題ありません。1通の書類の中で和暦と西暦を混在させないようにしてください。

手書きで作る縦書き見本

縦書きの場合は、A4またはB5の白い便箋に黒の油性ボールペンかゲルインクボールペンで書きます。消えるペン（フリクション等）や鉛筆は使えません。

配置は「右上から書き始めて左下で終わる」と覚えると整理しやすいです。右上部中央に「退職届」、その下に本文・退職日・提出日と続け、左下に会社名・代表者名・所属・氏名を書きます。

ネットで文面を調べてWordへコピーし、印刷した見本の上に白紙を重ねてなぞる方法もあります。配置を確認しながら書けるので、字や間隔に自信がない場合に使えます。

退職願へ変えるときは文末を「お願い申し上げます」にする

退職願に変える場合は、表題と本文末尾の両方を変えてください。表題だけ書き換えて本文末尾をそのままにすると、書類の種類と意思表示が食い違ってしまいます。

退職日が決まる前の段階では、退職願か口頭での相談を先に行います。退職届は、退職日が決まった後に提出する書類です。

退職届に書く8項目は、提出日と退職日を分ければ迷わない

「退職日と提出日、どっちを書くの？」という迷いが一番多い箇所です。退職届に書く項目は全部で8つ。この2つの日付を先に整理しておくと、残りの項目は流れで書けます。

8つの項目は次のとおりです。

「㊞」の位置は氏名の右横か右下です。押印の有無は会社の指定に従います。指定がなければ押印なしでも受理されるケースがほとんどです。

退職日は雇用契約が終わる日

退職日・最終出勤日・有給消化開始日は、それぞれ別の日付になります。退職届に書くのは退職日だけです。

有給休暇が残っている場合、最終出勤日は退職日より前になります。有給消化中も雇用契約は続くため、退職日は有給消化の最終日に設定するのが一般的です。

退職日が土日・祝日でも法律上は問題ありません。月の途中退職は社会保険料の計算に影響するため、転職先の入社日や保険の切り替えと合わせて日付を決めましょう。

退職日と有給消化の日程は、退職届を書く前に上司と確認しておくとスムーズです。日付が決まってから記入した方が書き直しがありません。

自己都合なら理由は「一身上の都合」で足りる

自己都合退職の場合、退職理由は「一身上の都合」と書くだけで足ります。転職先の会社名・退職理由の詳細・上司への不満を書面に書く必要はありません。

退職届は意思と日付を届ける書類です。感謝や事情を書く場所ではないので、本文はシンプルに保ちましょう。挨拶は退職当日に口頭やメールで伝えれば十分です。

会社都合やハラスメントが背景にある場合は、「一身上の都合」をそのまま使わないでください。離職理由の区分に影響する可能性があるため、退職届を書く前に公的窓口へ相談します。

退職届の封筒と用紙の選び方｜A4＋長形3号かB5＋長形4号でそろえる

「封筒、どれを買えばいいのかな」と、ここで止まりますよね。会社指定があれば指定に従い、なければA4＋長形3号かB5＋長形4号の2択です。組み合わせの一覧は下の表で確認してください。

手書きとPCのどちらでも問題ありません。会社指定がなければ、読みやすく作れる方を選んでください。

筆ペンを用意しなくても、手元のボールペンで十分受理されます。購入の手間をかけるより、早く提出することを優先しましょう。

封筒の表は「退職届」、裏は所属と氏名

封筒の表面中央に「退職届」と縦書きで書き、裏面の左下に所属部署と氏名を書きます。手渡しの場合は封をしたほうが丁寧です。のりや封印は任意なので、手元にあるもので構いません。

退職届は三つ折りにして封筒へ入れます。A4用紙を三つ折りにすると長形3号に収まります。B5用紙を三つ折りにすると長形4号に収まります。

退職届の提出方法｜就業規則を確認して直属上司へ渡し控えを保管する

「宛名は社長なのに、上司に渡していいの？」と戸惑いますよね。就業規則で提出先と期限を確認し、書面は直属上司へ渡します。提出後は控えのコピーを手元に残してください。

退職届の宛名は代表者名で書きますが、実際に手渡す相手は直属の上司か人事担当者です。書面の宛名と渡す相手が違っても問題ありません。混乱しやすい点なので、提出前に確認しておきましょう。

就業規則に提出期限の規定がある場合は、その規定に従うのが基本です。退職希望日の1〜2か月前を目安に、まず就業規則を確認してください。

無期契約（正社員など）は民法第627条、有期契約（契約社員など）は別ルール

無期契約の場合、民法第627条により退職の申し出から2週間で雇用契約を解除できます。ただし2週間は法律上の最短目安です。

就業規則に1か月前などの期限がある場合は、円満退職のためにその期間を守ることが多いです。

有期雇用契約は、無期契約と同じルールが適用されません。契約期間中の途中退職は原則として認められないため、契約内容をもとに会社か専門家へ確認してください。

円満退職を目指すなら、法律上の最短期間より余裕を持って申し出るほうが無難です。転職先の入社日が決まったら、そこから退職日と申し出のタイミングを逆算しましょう。

2週間は最短ラインです。就業規則に期限の定めがある会社では、それに合わせる方が後々のトラブルを防ぎやすいです。

書面は作れたものの、上司への切り出し方で止まっている場合は会話例を先に確認してください。

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退職届の退職理由｜会社都合・ハラスメントなら「一身上の都合」を使う前に相談する

パワハラや会社都合でも定型文でいいか、迷うところですよね。「一身上の都合」は自己都合退職の定型文のため、会社都合では使いません。

まず公的窓口や専門家に相談し、実態に合った文言を確認してから書いてください。

退職届の文面だけで離職理由の区分が決まるわけではありません。ただし書面の内容が離職理由の認定に影響する場合があり、福岡県の公的資料でも注意が示されています。

会社都合に当たる可能性があるなら、退職届を書く前に窓口で確認しておくのが安全です。

ハラスメントや賃金未払いなどを背景に退職する場合は、退職届を作る前に公的窓口へ相談してください。

主な相談窓口

会社のテンプレートに「一身上の都合」と印字されていても、事情がある場合は書き換えて提出できます。まずは窓口で事実関係を話して、どう書けばよいか確認しましょう。

会社から「一身上の都合と書くよう」求められた場合でも、応じる義務はありません。書き方だけで判断せず、事実関係を記録しておくと、後のハローワーク手続きや対応で力になります。

総合労働相談コーナーは予約なしで相談できます。退職前に一度話を聞いてもらうだけでも、書き方の判断がしやすくなります。

ハラスメントや賃金未払い、会社都合を自己都合にされそうなケースでは、弁護士系の退職代行が選択肢になります。

弁護士が交渉することで、退職理由を会社都合に変更できるケースがあります。会社都合になると失業給付の待機期間がなくなり、受給期間も最大330日に延びます。損害賠償請求・未払い賃金の回収も一貫して任せられます。

退職届を郵送する方法｜受取拒否・出社困難なら記録が残る手段を選ぶ

直接手渡しが難しい状況でも、退職届は有効に届けられます。郵送で送る場合は、記録が残る方法を選びます。控え・郵送・内容証明・配達証明の役割はそれぞれ異なります。

状況別の手段を下の表で確認してください。

郵送を選ぶことは非常識ではありません。出社困難な状態で無理に出向くより、記録が残る方法で届けた方が確実なケースもあります。心身の状態を優先して、手段を選んでください。

郵送は退職届用封筒を外封筒へ入れる

郵送する場合は、「退職届」と表書きした白封筒（長形3号または長形4号）を外封筒に入れます。外封筒の宛名は会社の住所と代表者名か人事部宛にします。

添え状（送付状）も同封します。「退職届を同封した旨」「担当者への挨拶」「退職日」の3点で十分です。長文にする必要はなく、A4用紙1枚にまとめれば問題ありません。

内容証明は文書の内容、配達証明は配達の事実を残す

内容証明は、「いつ・どんな内容を・誰から誰へ」差し出したかを日本郵便が証明するサービスです。文書の内容が真実かどうかを証明するものではない点に注意してください。

配達証明は、郵便物を配達した事実を証明するサービスです。「届いていない」という争いを防ぐために使います。

記録を残したい場合は、配達証明付き書留を使います。受取拒否された場合は配達が成立しないため、配達証明書は発行されません。内容証明を合わせると、差し出した日と内容の記録が残ります。

それでも退職手続きが進まない場合は、内容証明の写しを持って総合労働相談コーナーへ相談してください。

郵送でも退職手続きは成立します。出社が難しい状態であれば、記録の残る方法を選ぶのが自分を守ることにもつながります。

出社できない状態が続いているなら、退職届の提出から会社への連絡まで、退職代行が代わりに進めてくれます。

退職代行Jobsは労働組合と提携しているため、有給消化の交渉まで会社側に対して要求できます。後払い対応・追加料金なし・24時間受付で、申し込み当日から動いてもらえます。

退職届の提出前チェック｜日付・会社名・意思表示の3点を確認する

退職届は提出すると撤回が難しくなります。出し直しを防ぐため、提出前に3点を必ず確認します。日付・会社名・退職の意思表示が正確かどうかです。

消えるペン（フリクション等）を使った場合は、加熱や低温で文字が消えて証拠として使えなくなる可能性があります。ボールペンか万年筆で記入してください。

メールやLINEで退職の意思を伝えることはできますが、到達の証明が残りにくく、就業規則で書面提出が求められるケースもあります。

書面提出を求められたら紙で別途提出しましょう。郵送するなら書留・配達証明を使うと到達の証明になります。

提出前に必ずコピーを1枚取っておきます。会社側に記録が残っても、自分の手元に控えがなければ日付や内容の確認ができません。

提出前のコピー1枚が、後から自分を守ることもあります。スマホで写真を撮っておくだけでも代わりになります。

退職届を出した後は、有給消化と退職後の手続きを一つずつ進める

退職届を出した後も、有給消化と退職後の手続きが残っています。有給が残っていれば、最終出勤日の翌日以降の所定労働日を有給消化に充てられます。

退職後の手続きの期限は、退職日から始まります。

有給が多く残っているなら、退職届を渡すタイミングで消化希望も合わせて伝えましょう。

退職日・最終出勤日・有給消化の日程を一度に整理しておくと、提出後に日程を変更するやり取りが減ります。

退職後すぐに転職先へ入社しない場合は、次の手続きが必要になります。

手続きには期限があるので、退職日が決まったらリストにまとめておくと安心です。健保と年金はどちらも14〜20日以内と短いため、退職日の翌日から動く準備をしておきましょう。

退職日が決まったら、残りの有給日数から最終出勤日を逆算できます。会社に拒否された場合の対応と申請の流れも確認できます。

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まとめ｜会社指定を確認し、テンプレへ提出日と退職日を入れて控えを残す

退職届の書き方から提出方法まで整理しました。今日の行動を3つに絞ります。指定書式の確認・テンプレートの保存・提出日の予約です。

今日中に1枚仕上げれば、手続きを動かし始められます。退職届ができたら、渡す日の目安だけ先に決めておくと動きやすくなります。

書式指定なしで提出した場合でも、細かく確認されずあっさり受理されるのが一般的です。書面にすることで、退職の意思を自分の中でも整理できるというメリットもあります。

退職届は最初から完璧でなくてかまいません。8項目が揃っていれば、多くの場合そのまま受理されます。まず1枚完成させて控えを取れば、今日の作業は完了です。

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たかやん

転職2回|ブラック企業経験あり

X

1992年生まれ、愛知出身。新卒で入社した会社が実態は人材派遣会社で、説明もないまま製造現場に放り込まれる。パワハラ・アルハラに疲弊し、入社3ヶ月でdodaに登録するも疲労困憊で使いこなせず撃沈。その後も転職を繰り返しながら複数のエージェントを試す。2021年、子どもの誕生を機に神戸へ移住しdodaで転職成功。「最初からちゃんと使えていれば…」という後悔をもとに、20代が騙されず・失敗せずに転職できる情報を発信中。